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基于信息化背景的報社文書檔案管理分析

發布時間:2019-12-02 21:20?更新時間:2019-12-02 21:20 字數:3844字 被瀏覽

[摘 要]目前,各行各業都朝著信息化的方向發展,而作為報社發展中具有重要作用的文書檔案管理工作,應該積極應用信息技術提升信息化水平,以此來提升自身的管理效率,充分發揮文書檔案的作用。在應用信息技術的過程中,相關人員應該抓住信息化時代的特點,創新文書檔案管理手段,從而更好地管理報社的檔案文書。基于此,本文針對信息化背景下報社文書檔案管理工作存在的問題,提出了相應的對策。

[關鍵詞]信息化背景;報社;文書檔案;管理

doi:10.3969/j.issn.1673 - 0194.2019.16.091

[中圖分類號]G275.2 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194(2019)16-0-02

0     引 言

目前,我國的報社文書檔案管理模式已經不適用現階段的工作內容,這就需要文書檔案管理人員在工作過程中明確當前工作中的不足之處,引入先進的信息化技術,改善檔案管理模式,提升檔案管理水平,從而充分發揮文書檔案資源的作用。

1     文書檔案管理信息化的重要作用

1.1   能夠有效提高文書檔案管理水平

以往在進行文書檔案管理的過程中,基本采用人工管理方式。但是隨著經濟的快速發展,文書檔案信息資料和管理工作的內容也逐漸增多,在工作的過程中,更容易出現因為人為因素所導致的問題,同時也增加了管理人員的工作量,降低了檔案管理效率。而檔案管理部門通過引入先進的信息化技術,進行檔案管理信息化建設,能夠將其中一些比較復雜的工作通過信息化技術進行快速處理,并且還能夠針對一些比較重要的文檔進行歸類分檔,以信息技術代替人力,從而能夠有效提高文書檔案管理水平的效率。

1.2   能夠保障文書檔案工作的完整性

將信息化技術應用在文書檔案管理工作中,能夠依托先進的技術建立有效的信息管理平臺,能夠使工作人員通過互聯網對各類文書檔案進行集中性管理,還能通過平臺對文書檔案管理的各個環節加以控制,并且能夠記錄好相應的步驟。此外,管理工作人員能夠通過信息管理平臺對每一份信息進行實時監控,使信息的修改、瀏覽痕跡都能夠得到有效的控制和記錄,使管理人員在需要查閱檔案信息資料時能夠及時找到。信息管理平臺能夠優化文書檔案管理工作的流程,從而能確保文書檔案管理工作的完整性,保障文書檔案的完整性。

1.3   能夠提高檔案信息的共享程度

文書檔案管理能夠為其他工作提供一系列的數據支持,并且還能夠提升人們的認識。但是由于傳統的文書檔案管理工作存在很多弊端,導致文書檔案的利用效率不高。而在信息化背景下,通過引入各種先進的信息技術,各類信息資料能夠在互聯網上進行共享,從而使更多的人員能夠了解信息資料,并且還能通過互聯網傳輸信息資源,從而不斷地豐富文檔信息。

2     文書檔案管理工作中存在的不足之處

2.1   文書檔案信息化利用能力低

在進行信息化運用的過程中,不是工作人員單純地進行文書檔案的信息化管理,而是通過應用信息化方法對文書檔案進行集中性管理。目前,我國的大多數單位在進行文書檔案管理的過程中,都不能夠明確文書檔案信息化管理的核心,導致相應的信息化管理工作不能順利開展。

2.2   文書檔案信息化水平比較低

目前,我國的文書檔案管理工作還存在信息化水平偏低的問題,特別是一些偏遠的地區,從而不能有效發揮文書檔案的作用,而一些單位在開展文書檔案管理工作的過程中,還利用紙質檔案保存文書,不僅會影響工作效率,還會增加管理人員的工作壓力。同時,在保存紙質檔案的過程中,由于容易受到諸多因素的影響,導致文書檔案資料質量得不到有效保障。

2.3   缺乏完善的信息化制度

由于大部分的報社單位缺乏比較完善的信息化制度,文書檔案管理工作會經常發生一些混亂的局面。同時,由于制度缺失,也會使文書檔案信息化管理的效率受到影響,從而造成一些信息丟失問題,對于文書檔案信息利用會產生較大的影響。

3     深化信息化背景下報社文書檔案管理的有效措施

3.1   轉變文書檔案管理觀念

要提高文書檔案管理工作的信息化水平,報社必須積極轉變文書檔案管理觀念。首先,要以先進的管理理念為指導,不斷優化文書檔案管理工作流程,使文書檔案管理信息化更加完善,以符合時代對于檔案管理工作的要求。其次,在開展文書檔案管理工作的過程中,報社應該充分發揮信息技術在文書檔案管理中的作用,而報社單位的領導人員也應該要轉變自身的思想觀念。最后,報社要加大檔案文書管理工作的支持力度,加大費用支持的比例,讓文書檔案管理人員能夠采購一些比較先進的信息設備,運用一些比較先進的設備來輔助文書檔案管理,從而不斷提升文書檔案管理信息化水平。

3.2   加強文書檔案管理人員隊伍建設

文書檔案管理人員的信息化水平是文書檔案管理信息化的基礎。由于報社文書檔案管理工作的內容比較繁雜,工作量比較大,所以應該加強文書檔案管理人員隊伍建設,不斷提升文書檔案管理人員的能力和整體水平。首先,報社的人力資源管理人員應該定期組織報社文書檔案管理人員參加知識以及技能培訓活動,從而不斷提升其技能水平。其次,加強管理人員之間的交流與溝通,及時發現工作中存在的問題;強化管理人員的責任意識,使管理人員在工作過程中能夠認真做好信息化管理工作。再次,在人員招聘的過程中,還應該應聘一些信息專業的人員,確保工作人員能夠掌握相關技術并熟練操作相關設備。最后,不斷增強工作人員的團隊意識。良好的團隊意識是管理團隊不可或缺的,只有不斷增強工作人員的團隊意識,才能有效提升文書檔案管理的信息化水平,充分發揮信息化技術在文書檔案管理中的作用。

3.3   完善文書檔案管理制度

由于當前大部分報社單位都缺乏完善的文書檔案管理制度,導致信息化技術在文書檔案管理工作中不能充分發揮作用。所以為了提升文書檔案管理的信息化水平,更好地發揮檔案管理信息化技術的作用,報社必須不斷完善文書檔案管理制度。首先,在制度中要增添文書檔案信息化管理的相關制度,要針對設備軟件的采購、使用以及維修等各個步驟制定一些列的標準;要明確劃分各個崗位的職責,實行責任制,從而使管理人員在工作的過程中保持警惕的態度,以更好地開展工作。其次,制定科學合理的文書檔案管理工作監督制度,組織人員組建監督小組,針對管理工作的質量、效率進行審查,特別是一系工作態度不端正或者不認真的人員進行有效監督,并且還應該做好質量檢查工作。再次,制定獎懲制度,針對一些工作態度比較好、能力比較高的管理人員要進行及時表揚,必要時可以給予相應的獎勵,從而激勵其他的員工更好地開展工作,對于一些工作比較懈怠的人員要進行嚴厲批評,必要時采取一些懲罰措施,使其他管理人員能夠引以為戒。最后,針對管理人員要制定能力考核制度,要通過量化分析對管理人員進行等級劃分,并且定期進行能力考核,還應該采用末位制度,針對一些經常處在末位的人員,要采取一系列的懲罰措施,從而不斷提升文書檔案管理人員的工作能力。

3.4   明確文書檔案信息化的目標

文書檔案管理工作的信息化是我國信息化戰略的重要的體現方式之一。為了提升文書檔案管理的信息化水平,報社必須明確文書檔案信息化的目標。首先,加強信息化設備建設,做好信息化設備的更新換代工作,盡可能地采用比較先進的信息化設備,從而才能不斷提升文書檔案管理的效率,適應當前我國文書檔案管理工作的狀況。其次,加大案卷級和文件級數據庫的建設力度,完善相應的數據化系統,從而更好地提升文書檔案管理的信息化水平。

3.5   構建綜合檔案文書保存模塊

文書檔案管理工作的內容比較多,可以通過文書保存模塊的形式對文書檔案進行分類保存。管理人員可以利用信息化技術建立數據信息保存庫,然后將文書檔案以價值、類型、年代等方式進行分類,然后分別保存在不同的數據庫中,從而在一定程度上提升文書檔案的系統性,并且能夠使用戶獲得更好的閱讀體驗。

4     結 語

隨著我國的信息化水平不斷提升,我國的信息化觀念不斷普及,為了能夠使報社更好地適應當前的發展環境,體現出我國當前的信息化戰略,應該不斷提升我國報社文書檔案管理的信息化水平。目前,我國文書檔案管理信息化還存在信息化意識不強、信息化程度比較低以及制度不完善等問題。所以文書檔案管理人員應該不斷提升自身的工作能力,要樹立良好的工作態度,增強文書檔案管理信息化的意識,并且不斷完善相關制度,從而使工作人員能夠在工作的過程中,逐步提升文書檔案管理信息化水平。此外,報社還應該引入先進的信息化設備,采用比較先進的技術進行管理,創新信息化管理方法,構建數據信息管理系統,從而才能不斷提升文書檔案管理信息化水平。

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