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高校非政府采購項目管理現狀及對策研究

發布時間:2019-12-02 21:20?更新時間:2019-12-02 21:20 字數:3915字

[摘 要]高校非政府采購項目管理是各高校采購活動的重要組成部分,是政府采購制度的補充。高校內部建立了各自的采購規章制度和采購模式來管理非政府采購項目,對規范采購行為、促進事業發展起到了積極作用,但在實踐中仍存在諸多問題。基于此,本文對高校非政府采購項目的管理現狀進行分析,并結合實際情況提出相應的對策。

[關鍵詞]高校;非政府采購;采購項目

doi:10.3969/j.issn.1673 - 0194.2019.16.106

[中圖分類號]G647 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194(2019)16-0-02

0     引 言

隨著我國高等教育進入快速發展期,高等學校(以下簡稱高校)的數量大幅增加,辦學規模不斷擴大,國家教育經費投入持續增加。與此同時,各類設備、儀器、物資、服務和修繕、建設工程項目也大量增加。高校的采購項目分為政府采購項目和非政府采購項目。高校政府采購項目是指使用財政性資金,納入各省級人民政府公布的政府采購集中采購目錄或預算金額在采購限額標準以上的項目。高校非政府采購項目則是未納入各省級人民政府公布的政府采購集中采購目錄并且預算金額未達到采購限額標準的項目。如根據《上海市2019-2020年政府采購集中采購目錄及采購限額標準》,政府采購限額標準為:①貨物類項目50萬元;②服務類項目50萬元;③工程類項目100萬元。對于集中采購目錄以外、預算金額未達到限額標準的項目,屬于非政府采購項目,由采購人按照相關預算支出管理規定和本單位內部控制采購規程組織實施采購。

政府采購項目的采購方式、操作流程、信息發布平臺等均由國家和地方的法律法規進行規范,而非政府采購項目則屬于高校可以自行采購的項目。因此,規范管理高校非政府采購項目,提高資金使用效益,防范風險,是促進高校各項事業健康發展的現實需要。

1     高校非政府采購項目的管理現狀

目前,大多數高校都已經實施《招標投標法》《政府采購法》《招標投標法實施條例》《政府采購法實施條例》以及各省市相繼出臺《政府采購集中采購目錄和采購限額標準》并建立了學校的采購工作制度,高校各層級、各部門的規范意識在不斷增強。以上海Z高校為例,在校級層面成立了采購工作領導小組和采購工作辦公室,制定了《采購管理辦法》。采購工作領導小組由分管校領導擔任組長,財務、審計、基建、后勤、設備、信息和圖書館等部門負責人為成員。采購工作辦公室負責學校采購工作的組織和協調;紀檢監察室負責對采購工作進行監督檢查,受理對采購活動中的違法、違規或違紀行為和人員的舉報,依法、依規對發現的問題和人員進行處理;審計處負責對工程類項目實施過程造價咨詢進行監控,及時解決發現的問題;財務處負責項目經費的財務管理,在項目準備階段對立項申請資金是否納入預算及資金來源進行復核,在項目結算階段,在預算有效期內根據項目合同辦理財務結算。

高校的采購活動涉及教學、科研、行政管理、后勤保障等方方面面,其中很大一部分采購事項屬于非政府采購。有的高校通過劃定內部標準的辦法實行分級管理,例如在上海Z高校,非政府采購項目1萬元以下(不含1萬元)的項目由需求部門自行采購,1萬元以上(含1萬元)10萬元以下(不含10萬元)的項目由基建處、后勤保障處、設備處、信息辦等歸口職能部門組織采購,10萬元以上(含10萬元)政府采購限額以下的項目由學校采購管理辦公室統一組織。各高校一般通過綜合比選、貨比三家等方式加強非政府采購項目的管理,在一定程度上提高了采購質量,規范了采購行為。但在實踐中,相較于政府采購項目,高校非政府采購項目的管理還存在諸多問題。

1.1   采購文件編制不規范

一般情況下,政府采購項目都由專業的采購代理公司組織實施,他們有一套專業的工作流程和采購文件編制規范。而非政府采購項目,可以委托采購代理公司組織,也可以由采購人自行組織。在自行組織時,高校的相關工作人員往往缺乏相應的專業能力,導致編制出的采購文件缺乏針對性,存在大量的空話套話,核心內容要么不夠詳盡,要么帶有明顯的傾向性,文件格式混亂,隨意性較大。采購文件是后續編制響應文件和進行評審的最重要依據,采購文件編制不規范,勢必會影響整個項目的采購質量。

1.2   采購信息發布不廣泛

對于政府采購項目,各省級人民政府公布的相關規定中都會明確采購信息的發布媒體。在非政府采購項目管理實踐中,高校也都建立了采購信息發布制度,以告知相關供應商參加項目競爭。但是大多數高校的非政府采購項目信息都發布在各自學校的校園網上,傳播范圍太小,只有少數幾家熟悉的供應商才會關注,并且由于高校數量太多,發布信息過于分散,發布時間往往很短,傳播效果較差。由于報名供應商不足,有些高校為了形式上符合規定,私下通知熟悉的供應商找人陪標湊數。

1.3   項目評審不專業

政府采購項目評審有一套嚴格的程序,評審人員也都是從具備相應資質的專家組成的專家庫中抽選。而學校自行組織的非政府采購項目評審時,由于缺乏相關領域的專業人員,一般只能找一些普通行政人員或非本專業人員參加評審,有的學校也有所謂“專家庫”,這些固定的“專家”往往要參與工程、貨物或服務各類項目的評審工作,看似無所不懂,實際上評審時僅能從報價、相關業績入手,而對于技術參數則并不清楚。

1.4   缺乏全過程有效監督

政府采購項目有政府的相關部門進行監管,尤其是引入網上政府采購平臺開展電子評標以后,從發布公告到開標、評審、公示、電子合同生成等各個環節都在平臺完成,開標和評審全程錄像,實現了對項目全過程進行監督。而在非政府采購項目中,各高校雖然也都明確了紀檢監察部門、審計部門各自的監督責任,但由于采購活動涉及面廣、專業性強,相關監督人員往往對技術參數等核心內容不甚了解,監督人員即便到了評審現場,也僅能保證評審環節程序合規。對于大量非政府采購項目的立項、采購文件編制、響應文件審查、公示公告以及結果反饋等,沒有足夠的能力和精力去監督,無法做到對項目的全過程進行有效監督。

1.5   檔案保管工作被忽視

高校的非政府采購項目,通常會產生高校編制的比選文件、評審記錄、供應商制作的響應文件以及雙方簽訂的合同等文件,數量大、種類多,這些都是高校采購活動的重要資料,也是今后開展各類巡視、巡查、審計監督的重要依據。但是非政府采購項目的檔案管理工作被嚴重忽視,缺乏統一規范,未明確采購檔案責任部門和責任人,對于哪些資料需要歸檔也不明確,導致檔案工作與整個采購活動脫節。

2     完善高校非政府采購項目管理的對策

2.1   提高采購文件編制質量

高校非政府采購項目的采購文件應由專業人員編制。缺乏專業人員的,可以請專業的采購代理機構,組織采購部門、需求部門、監督部門,參考政府采購項目聯合設計適用于工程類、貨物類、服務類項目的標準文件模板。同時,高校應建立文件編制的溝通協調機制,反映實際采購需求;建立文件審核制度,在發布采購文件前分別針對資質要求、采購程序、技術條款、付款方式等內容進行審核,從項目啟動時就進行制約和監督。

2.2   加大采購信息公開力度

高校應明確非政府采購項目信息發布的平臺、時間以及內容規范,首先做到信息發布規范化,在校園網顯要位置應有專欄發布采購信息,而不能分散在各部門網頁。對于金額較大的非政府采購項目,還應同步在校外其他采購平臺發布,加大信息公開力度,保證有足夠符合要求的供應商報名,增加項目的公開性和競爭性。有條件的地區可以探索建立跨校采購信息平臺,發布采購信息,防止因信息公開不充分導致項目無法開展的情況發生。

2.3   規范項目評審流程

高校要建立非政府采購項目評審規范,明確評審方法、評審流程和評審專家資格條件。針對缺乏相關領域專業人才的問題,應建立校級專家庫,校級專家庫的專家應基本覆蓋工程、設備、服務等各專業領域,其成員可以來自校內,也可以來自其他高校、企業的相關領域專業人士,并且應根據實際需要實行專家庫動態管理。有條件的還可以利用信息化手段,實行網上遠程評審,對非政府采購項目進行“遠程會診”。

2.4   完善全過程監督機制

在高校非政府采購項目的管理中應當引入風險管理等內部控制要求,明確立項、文件編制、信息發布、響應及評審過程等各個環節的風險點和監督責任,消除監督盲區。同時,高校應將重點審查與不定期抽查結合起來,對采購文件條款和評審過程進行重點檢查,不定期組織紀檢監察部門、審計部門進行抽查。針對監督人員專業性不足的問題,高校應組織采購基本知識培訓,提高監督質量。此外,還要暢通意見反饋渠道,完善全過程監督體系。

2.5   加強采購檔案管理

首先,各高校應參照政府采購項目,明確規定非政府采購項目應歸檔的內容、數量、期限、責任部門,做到檔案管理有章可循。其次,應逐步實現采購檔案信息化管理。各高校非政府采購項目數量很大,日積月累,會形成大量檔案資料。檔案管理也是今后開展復查、審計、巡視的依據,應當引起足夠重視。在信息化快速發展的背景下,高校可以嘗試通過計算機和網絡建立檔案信息管理系統,逐步實施采購檔案信息化。

主要參考文獻

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[5]李雙.淺析新形勢下檔案管理工作的規范化[J].現在國企研究,2015(14).

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